4. Controleren en bijsturen

Als de week is vrijgegeven, gaan de afdelingsmanagers aan de slag met de planning. Op het moment dat zij de roosters verstuurd hebben is het belangrijk dat de Bedrijfsleider regelmatig de voortgang controleert. Deze controle vindt plaats via de Stuurinformatie pagina. Deze is te vinden via 'Realisatie'-> 'Stuurinformatie'.

Controleren en bijsturen
Het controleren vindt plaats in de Stuurinformatie pagina. Je kunt de voortgang het beste regelmatig in de gaten houden, zodat je waar nodig snel kunt bijsturen. Kort samengevat zijn dit de belangrijkste zaken:

Originele budget: Het budget voor omzet/loonkosten/uren/productiviteit/KPU toen de week voor de eerste keer werd vrijgegeven in Weekplan
Norm (huidig): Het huidige budget voor omzet/loonkosten/uren/productiviteit/KPU, afkomstig vanuit Weekplan
Gepland (weekstart): De omzet/loonkosten/uren/productiviteit/KPU gebaseerd op de planning zoals deze eruit zag bij de start van de week
Gepland (huidig): De omzet/loonkosten/uren/productiviteit/KPU gebaseerd op de huidige planning
Verschil: Het verschil tussen de huidige norm en de huidige geplande waardes (Norm huidig - Gepland huidig)

Binnen het overzicht kun je kiezen om de loonkosten en/of uren te tonen op basis van:

• gewerkte uren (standaard)
• gewerkte uren inclusief ziekte
• gewerkte uren inclusief ziekte en overig

In het proces zijn er 3 momenten waarop het handig is om bij te sturen.

Begroting vooraf 
Wanneer de huidige planning hogere loonkosten kent dan de huidige begroting, kan het nuttig zijn om te kijken of er een specifieke afdeling is die dit veroorzaakt. Er kan dan met de afdelingsmanager gekeken worden of het rooster kan worden aangepast. Idealiter verstuur je geen planning uit waarbij het verschil positief (rood) is:

Bijsturen gedurende de week
Door het ingeven/insturen van de gerealiseerde uren/omzet is in Stuurinformatie zichtbaar, op basis van de tot dan toe ingevoerde cijfers, hoe de week zal eindigen. Het is daarom dan ook raadzaam dit te monitoren en afdelingsmanagers erop te attenderen als ze hier niet zelf op bijsturen.

Na afloop/ realisatie van de week
Via Stuurinformatie is na afloop van de week op basis van de ingegeven omzet en gerealiseerde uren, precies te zien hoe de week is verlopen. Wanneer de huidige loonkosten hoger zijn dan begroot is het verschil rood.

Als je actief hebt gestuurd bij het maken van de planning, zal het verschil zijn veroorzaakt door medewerkers die meer uren hebben gemaakt dan op de planning stond. Dit geeft een signaal dat er niet goed gepland is, of kan worden. In dit geval is het raadzaam om na te gaan of er volgens vaste procedures en normen wordt gewerkt, waardoor ‘onverwachte’ extra werkzaamheden of uitloop kan worden voorkomen. De grootste winst zit veelal in een goede voorbereiding!

Ga verder met de volgende stap: Controle tijdregistratie