3. Weken vrijgeven zodat roosters gemaakt kunnen worden

Het vrijgeven van een week is het moment waarop je definitief vaststelt met welke omzet en kosten de planners dienen te gaan werken. Hiervoor ga je naar 'Winkel' -> 'Weekplan'. In dit artikel wordt het vrijgeven kort behandeld om ervoor te zorgen dat de planners snel aan de slag kunnen. Het is aan te raden de uitgebreide beschrijving van weekplan door te nemen. We hebben hiervoor 2 versies beschikbaar:

Klik hier als je werkt met normering uit Workloadplanner (WLP)

Klik hier als je PMT hebt zonder normering  

De eerste keer een week vrijgeven
Afhankelijk van of je werkt met normering uit WLP is 'Weekplan' verdeeld in 3 of 4 stappen. Dit kan je zien als controlestappen. Ze kunnen helpen om de week met de juiste gegevens vrij te geven.

We slaan in deze fase de stap met de WLP normverdeling instellingen (patronen) over. Deze wordt behandeld in het artikelen over het instellen van de normering.

• Ga eerst naar 'Planning' -> 'Begroting' -> 'Weekplan'
• De eerste week die je gaat vrijgeven is meestal de eerste week die je wil gaan verlonen via PMT. Bovenaan de pagina kun je de week selecteren die je vrij wil geven:
• Stap 1 Week Details: zorg ervoor dat de juiste openings- en bedrijfstijden ingevuld staan. De eenvoudigste manier is de tabel op de Standaard tijden pagina  in te vullen.
• Stap 2 Omzet prognose: als er nog geen omzet in de tabel staat, kun je rechtsboven een weektotaal invullen. PMT verdeeld dan evenredig de tabel  over de dagen en subafdelingen. Het is uiteraard ook mogelijk om de omzet per dag of afdeling in te vullen, maar dat is in deze fase wellicht minder noodzakelijk.
• Stap 3 of 4 Week begroting: de laatste stap is een soort samenvatting van de gegevens die je gaat vrijgeven als je op de knop Week vrijgeven drukt. 

Met Workloadplanner ziet Week begroting er zo uit:

Als je het Jaarplan goed ingevuld hebt, staat er bij de kolom loonkosten een loonkostenpercentage ingevuld. De velden LPGU, Loonsom en Loonkosten kunnen nog altijd bewerkt worden in 'Weekplan'. De omzet is het weektotaal van stap 2. 

In de bovenstaande afbeelding staan nog niet de productiviteit en urennorm. Dat komt omdat het aantal normuren nog niet berekend is door Workloadplanner. Met de knop Haal normuren op kun je die berekening laten doen. Omdat de normering waarschijnlijk nog niet verder ingesteld is, hebben die normuren op dit moment weinig waarde. 

Zonder Workloadplanner ziet Week prognose er zo uit:  

Niet alleen de kosten zijn nu aan te passen, maar ook de productiviteit en uren. Standaard worden uit het jaarplan de productiviteit en het loonkostenpercentage gehaald en hiermee wordt doorgerekend. In weekplan kan je van die systematiek afwijken door de velden te bewerken. 

Bij eventuele wijzigingen kan het zijn dat je de pagina eerst moet opslaan. Als dat gedaan is, kan je op de knop Week vrijgeven drukken. De planners kunnen de planning die ze hebben gemaakt ook eventueel versturen.

Ga verder met de volgende stap: Bijsturen en controleren