Beschikbaarheid Medewerker invoeren of wijzigen/opvoeren

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je als afdelingsmanager of bedrijfsleider de beschikbaarheid van medewerkers kunt beheren in de webversie van PMT zodat jouw medewerkers zoveel mogelijk en op de juiste manier beschikbaar zijn om te werken. Wat kun je na dit artikel?

De beschikbaarheid van medewerkers invoeren zonder dat medewerkers hiervoor in hoeven te loggen in PMT.
De bestaande beschikbaarheid van een medewerker structureel of eenmalig wijzigen zonder dat medewerkers hiervoor in hoeven te loggen in PMT.

Beschikbaarheid Medewerker Uitgelegd

Ga binnen PMT in het hoofdmenu naar Planning en klik op Beschikbaarheid Medewerker. Via het scherm Beschikbaarheid Medewerker kun je als bedrijfsleider of planner de beschikbaarheid van medewerkers invoeren, structureel wijzigen of eenmalig wijzigen.

Invoeren van een (nieuwe) wekelijkse beschikbaarheid

Het invoeren van een nieuwe wekelijkse beschikbaarheid voor een medewerker doe je als een medewerker nog geen structurele beschikbaarheid heeft ingevoerd, of als een medewerker op wekelijkse basis meer, minder of op andere momenten beschikbaar is dan voorheen. Voor beide gevallen maak je altijd een nieuwe terugkerende wekelijkse beschikbaarheid, ook wel een weekset genoemd. Let op: Een nieuwe wekelijkse beschikbaarheid kan op zijn vroegst starten vanaf een week waarin het rooster nog niet is verstuurd.

Stap 1: Selecteer eerst op de pagina Beschikbaarheid Medewerker de medewerker in kwestie via de zoekbalk.

Stap 2: Klik rechtsbovenin op de knop Wekelijkse beschikbaarheid en vervolgens op Maak nieuw. Hier kun je kiezen voor een Frisse start waarbij je begint met een lege weekset, of de knop Vanaf Huidige, waarbij je de vorige wekelijkse beschikbaarheid als startpunt kan gebruiken.

Stap 3: Klik in de agenda van de medewerker om te starten met het invoeren van beschikbaarheid door de verplichte velden en eventueel optionele velden in te vullen.

Alle vormen van beschikbaarheid uitgelegd

Het is cruciaal voor PMT om te weten waarom een medewerker wel of niet kan werken bijvoorbeeld vanwege ATW-regelgeving of CAO's. Zorg er dus altijd voor dat de juiste rede van wel of niet beschikbaar zijn is geselecteerd.

Wanneer een medewerker wel kan werken:

Voorkeur: Tijden waarop iemand het liefst wel wil werken. Deze beschikbaarheid is optioneel.
Afspraak: Dit is de vaste beschikbaarheid die met de werknemer afgesproken is waarop de medewerker altijd beschikbaar is.

Wanneer een medewerker niet kan werken:

School: Wanneer een medewerker op school zit, inclusief de reistijd van en naar school..
Sport: De momenten waarop de medewerker sport.
Overig: Wanneer de medewerker niet beschikbaar is om een niet specifiek benoemde rede.

Als je klaar bent met het invullen van alle benodigde velden kun je op Opslaan of Opslaan en goedkeuren klikken. Het verschil is dat als je op Opslaan klikt je de nieuwe beschikbaarheid nog niet hebt goedgekeurd, wat (eventueel door iemand anders) later kan gebeuren. De knop Opslaan en goedkeuren zorgt er vanzelfsprekend voor dat de beschikbaarheid wordt opgeslagen en meteen wordt goedgekeurd. Zodra het goedkeuren is gebeurd krijgt de medewerker hier een mail over.

Eenmalige wijziging in beschikbaarheid doorvoeren

In sommige gevallen wil je de beschikbaarheid eenmalig wijzigen voor specifieke week voor 1 persoon. Dit kan via het scherm Beschikbaarheid Medewerker. Zoek in de zoekbalk naar de medewerker en navigeer via de Weekknop naar de juiste week en datum. Klik in de agenda op een lege plek en selecteer Eenmalig. Vul vervolgens alle velden in en klik op opslaan.

Extra informatie over wijzigingen in beschikbaarheid