Stap 6: Realisaties invoeren

Dit artikel legt uit hoe je als planner of afdelingsleider realisaties invoert zodat de planning aansluit op wat er daadwerkelijk is gebeurd.

Nadat je als planner of afdelingsleider in Stap 5 je planning hebt gemaakt en gepubliceerd kun je beginnen aan stap 6: Realisaties invoeren.

Wat wordt bedoeld met realisaties invoeren?

Ook al is een week heel erg goed gepland: Het gebeurt zelden dat de week precies zo loopt in de realiteit. De realiteit van de week is bijna altijd anders dan hoe de week is gepland. Dagelijks wil je de planning aanpassen op basis van wat er daadwerkelijk is gebeurd:

Wie heeft daadwerkelijk gewerkt?
Hoeveel uren heeft iemand precies gemaakt?
Waren er wijzigingen, zoals ziekte, extra uren, of iemand die eerder naar huis ging?

Het doorvoeren van deze wijzigingen in PMT heet het invoeren van realisaties. Een planner of afdelingsleider houdt buiten PMT bij hoe de realiteit anders verloopt dan de planning, zodat de planner of afdelingsleider dit tijdens de realisatie in kan voeren in PMT. Het is essentieel dat dit zo snel mogelijk gebeurt omdat stuurinformatie kan veranderen gedurende de week - hierover later meer.

Voorbeelden planning versus realisatie

🕓 Medewerker gaat eerder naar huis
Een medewerker stond gepland tot 18:00 uur, maar ging om 16:30 uur weg omdat het rustig was. → De realisatie wordt aangepast naar 16:30 uur, zodat de uren kloppen.

➕ Extra dienst gedraaid
Een medewerker werkte onverwacht een extra avond omdat een collega ziek was. → De extra dienst wordt toegevoegd aan de realisatie.

🔄 Dienst geruild met een collega
Twee medewerkers ruilden onderling hun diensten op het laatste moment. → De realisaties worden aangepast zodat de gewerkte uren bij de juiste persoon staan.

⏰ Overwerk of langer blijven
Een medewerker bleef langer dan gepland, bijvoorbeeld tot 18:30 uur in plaats van 17:00 uur. → De extra tijd wordt geregistreerd als overwerk of tijd-voor-tijd, indien de medewerkers hiervoor het juiste contract hebben.

📦 Andere werkzaamheden dan gepland
Een medewerker werkte op een andere afdeling dan in de planning stond. → De afdeling in de realisatie wordt aangepast zodat de uren en kosten goed worden geboekt

Let op: Afhankelijk van de afspraken die jullie binnen je organisatie hebt gemaakt geldt voor jou het volgende:

Je bent verantwoordelijk voor 1 of een aantal afdelingen binnen je organisatie. Alle volgende stappen gelden alleen voor deze afdelingen, niet voor alle afdelingen.
Je bent verantwoordelijk voor de hele planning. Alle stappen (1 t/m7) gelden voor jou voor de gehele planning.

Wanneer voer je realisaties in?

Je voert de realisaties dagelijks in aan het einde van de dag waarvoor je de planning hebt gemaakt. Waarom is het essentieel om dit dagelijks te doen?

Stuurinformatie in de week kan (enorm) veranderen op basis van je doorgevoerde realisaties. Dit kan grote invloed hebben voor de planning van de rest van de week.
Alle daadwerkelijke realisaties worden accurater bijgewerkt, zodat de stuurinformatie van hoge kwaliteit blijft.
De medewerkers hebben altijd een actueel inzicht in de geplande en gewerkte diensten.

Zodra de realisaties van de gehele week, wordt de week gesloten in Stap 7: Afdelingen sluiten. Na sluiting kunnen er geen wijzigingen meer in de planning worden gedaan (tenzij de week voor controle wordt heropend.

Hoe voer je realisaties in?

Het doel is dat de planning maken pagina voor deze week bij wordt gewerkt naar de realiteit, voordat de week sluit. Hoe doe je dat?

Begintijd/eindtijd/pauzetijd wijzigen van diensten wanneer de realiteit afwijkt van de planning.
- Gebruikt jouw winkel de kloktijden? Zo niet, zul je dit handmatig aan moeten passen.
- Wanneer je wel kloktijden hebt: Lees dit artikel voor de optimale werkwijze met kloktijden.
Dienst verwijderen/dienst toevoegen.
Ziekmeldingen vinden plaats gedurende de week - deze moeten verwerkt worden.
Eventueel bijzonder verlof verwerken.

Als al deze wijzigingen op basis van de realiteit zijn doorgevoerd op de planning maken pagina nadat de week heeft plaatsgevonden is stap 6 afgerond.

🚀 Planning bijgewerkt naar realiteit? Ga naar stap 7