Stap 5: Planning maken en publiceren

Nadat je als planner of afdelingsleider Stap 1 tot met 4 hebt gedaan heb je jouw voorbereidend werk zeer goed gedaan:

• Je hebt jouw account geactiveerd en bent ingelogd in PMT
• Je weet voor nu wanneer alle medewerkers wel kunnen en willen werken, of niet kunnen/willen werken
• Je hebt op basis van beschikbaarheid standaard roosters gemaakt, waardoor het maken van een planning altijd begint met een goede basis
• Je weet wanneer medewerkers verlof hebben

Een fantastische basis is gelegd om te beginnen met stap 5: Planning maken en Publiceren

Wat als ik stap 1 tot en met 4 niet heb gedaan?

Wat als ik stap 1 t/m 4 niet heb gedaan?

• Je mist cruciale basisinformatie waardoor je planning onnodig veel tijd kost en foutgevoeliger wordt.
• Je hebt geen betrouwbaar beeld van wie wanneer kan werken, waardoor je continu moet terugzoeken, aanpassen of last-minute gaten moet vullen.
• De standaardroosters kloppen niet of ontbreken, waardoor je elke week “from scratch” moet beginnen in plaats van met een solide basis.
• Verlof is niet verwerkt, waardoor je medewerkers mogelijk inplant die helemaal niet beschikbaar zijn.
• Je loopt het risico dat je planning niet aansluit op stuurinformatie, waardoor je makkelijk boven budget plant of juist onderbezet raakt.
• Medewerkers ervaren onduidelijkheid, krijgen tegenstrijdige roosters of moeten onnodig vaak bijsturen.
• De bedrijfsleider of ondernemer moet alsnog extra werk doen omdat eerdere stappen niet zijn gevolgd, wat het proces vertraagt.

Stap 1 tot en met 4 voor Beginnen met PMT: planners en afdelingsleiders zijn er niet voor niets - zorg eerst dat je al deze stappen hebt gedaan! 

Waar maak ik een planning in PMT?

Ga in PMT in het hoofdmenu via Planning naar Planning maken. Als je stap 1 tot en met 4 hebt gevolgd zou jouw planning er ongeveer zo uit moeten zien:

Als laatste nodig: Stuurinformatie

De laatste stap voordat je écht kunt beginnen met het maken van een planning is het beschikbaar hebben van stuurinformatie van de week van jouw planning de laatste stap. Let op: Aan deze informatie kom je niet zelf - deze informatie zal jouw bedrijfsleider in PMT voor jou moeten voorzien in Stap 5 voor de befrijfsleider: weekplan maken en vrijgeven. Stuurinformatie is het budget dat voor de week in kwestie vrijkomt die je als planner/afdelingsleider kunt gebruiken om een planning te maken. Het gaat om bruikbare informatie waarmee je kunt sturen op een goed werkend rooster, bezetting en productiviteit. 

Hoe weet ik of stuurinformatie beschikbaar is?

Klik of ga met je muis op het icoon Stuurinformatie op de Planning maken pagina in de witte navigatiebalk rechts bovenin. 

• Zie je hier stuurinformatie staan? Dan kun je beginnen met het maken van een planning! 
• Zie je hier de melding Niet beschikbaar omdat de week niet is vrijgegeven? Vraag zo snel mogelijk aan jouw bedrijfsleider of ondernemer of hij/zij wil beginnen met het invoeren van stuurinformatie in PMT, zodat jij aan de slag kan met je planning. 

Voordat je begint met Planning maken

Let op: Afhankelijk van de afspraken die jullie binnen je organisatie hebt gemaakt geldt voor jou als planner of afdelingsleider het volgende: 

• Je bent verantwoordelijk voor 1 of een aantal afdelingen binnen je organisatie. Alle volgende stappen gelden alleen voor deze afdelingen, niet voor alle afdelingen. 
• Je bent verantwoordelijk voor de hele planning. Alle stappen (1 t/m7) gelden voor jou voor de gehele planning. 

Planning maken is een proces dat behoorlijk veel tijd kost om te beheersen. Deze stappen zorgt ervoor dat je een basale planning kunt maken, maar zodra je planning maken wilt beheersen zul je alles onder categorie Planning Maken op onze helpdesk moeten lezen.

We gaan er in deze stap van uit dat je stap 1 punt 4 van Beginnen met PMT: De planner en afdelingsleider hebt gedaan van. Is dit niet het geval? Ga terug, en doe de vereiste stappen!

Zoals gezegd: Stuurinformatie voor de week van je planning is nodig. 

Planning maken: Écht beginnen

Je kunt nu echt beginnen met het invullen van de planning. Als je aan alle voorwaarden onder het hoofdstuk Voordat je begint met Planning maken voldoet kun je op deze manier het beste beginnen: 

Met welke 3 dingen begin je? 

Navigeer in de navigatiebalk naar de week waarvoor je de planning wilt gaan maken.

Daarna zijn de volgende 3 dingen belangrijk: 

• Alle standaard roosters bekijken: Wil je nog diensten aanpassen voor deze planning? Het kan zijn dat de standaard roosters die voor deze week klaar liggen niet gepland staan zoals je het deze week wilt hebben. Leer hier hoe je diensten aan kunt maken, kunt wijzigen/verplaatsen en toe kunt wijzen. 
• Open diensten toekennen: Er zullen open diensten ontstaan door bijvoorbeeld verlofaanvragen die zijn goedgekeurd. Ook zijn er terugkerende open diensten die aangemaakt en beheerd kunnen worden. 
• Alles vergelijken met stuurinformatie: Een belangrijk doel is om te zien of de planning binnen de vastgestelde budgetten valt of niet. Lees hoe je stuurinformatie kunt gebruiken bij planning maken om je planning op de juiste manier aan te passen. 

Er zijn wat betreft planning maken nog veel meer onderdelen om rekening mee te houden! Ga naar onze helpdesk om het proces van Planning maken volledig te beheersen: Uitleg PMT functionaliteiten - Helpdesk Personeelstool PMT > Planning maken.

Het rooster publiceren 

Nadat je klaar bent met alle bovenstaande stappen kun je beginnen met het publiceren van de afdelingen. Wat gebeurt er na publicatie? 

• Na publicatie krijgen medewerkers van de afdelingen waar de planner verantwoordelijk voor is hun rooster. 
• Medewerker kan na publicatie geen beschikbaarheid en/of verlof meer invoeren voor deze week. 
• De medewerker krijgt een mail en een notificatie in de app dat het rooster voor deze week bekend is. 

Lees hoe je een rooster kunt publiceren om stap 5 helemaal af te ronden om deze stap af te ronden. 

🚀 Planning gemaakt en gepubliceerd? Ga naar stap 6

Wanneer de standaardroosters goed staan kun je direct doorgaan met Stap 6: Realisaties invoeren