Medewerkerbeheer: Hoe persoonsgegevens van medewerkers worden beschermd na einde dienstverband

Persoonsgegevens van medewerkers die uit dienst zijn gegaan worden in PMT na verloop van tijd automatisch geanonimiseerd. Hierdoor blijven historische gegevens beschikbaar voor rapportages, terwijl persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan toegestaan volgens de privacywetgeving.

In dit artikel lees je hoe de anonimisatie van medewerkers werkt, waarom dit gebeurt en wat dit betekent voor jouw organisatie in PMT.

Anonimisering uitgelegd

Wanneer een medewerker uit dienst gaat, blijven zijn of haar gegevens niet voor onbepaalde tijd zichtbaar in PMT. Om te voldoen aan privacywetgeving worden persoonsgegevens na verloop van tijd geanonimiseerd.

Medewerkers worden in PMT niet volledig verwijderd, omdat dit gevolgen kan hebben voor historische rapportages. PMT bewaart bijvoorbeeld geen wekelijkse momentopnames van gegevens zoals stuurinformatie, KPU en andere historische waarden. Wanneer een medewerker volledig verwijderd zou worden, kunnen rapportages over eerdere periodes daardoor onvolledig worden.

Daarom worden medewerkers niet volledig verwijderd, maar worden persoonsgegevens vervangen door neutrale waarden. Dit wordt pseudonimisering genoemd. Hierdoor zijn de gegevens niet meer te herleiden tot een specifieke medewerker. De anonimisatie gebeurt automatisch

De anonimisatie gebeurt automatisch in twee stappen.

Anonimisering: Hoe werkt het?

Eerste anonimisatie (na 62 dagen / ±2 maanden)

Ongeveer 62 dagen na het einde van het dienstverband wordt de eerste anonimisatie uitgevoerd.

In deze fase worden de meeste direct herleidbare persoonsgegevens verwijderd of vervangen door pseudonieme waarden. Dit betreft onder andere:

• Adresgegevens
• Telefoonnummers
• E-mailadressen
• Bankgegevens
• Identificatienummers
• Inloggegevens

Na deze eerste stap blijven alleen de volgende gegevens zichtbaar:

• De volledige naam
• Het personeelsnummer

Deze termijn sluit aan bij de werking van de meeste koppelingen met externe HR-systemen zoals Loket, Nmbrs en AFAS. Deze systemen leveren nog maximaal twee maanden gegevens aan na het einde van het dienstverband. Daarna worden gegevens in PMT niet meer bijgewerkt en kunnen ze veilig worden geanonimiseerd.

Tweede anonimisatie (na 1 jaar)

Eén jaar na het einde van het dienstverband wordt een tweede anonimisatie uitgevoerd.

In deze fase worden ook de resterende persoonsgegevens gepseudonimiseerd, waaronder:

• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• Personeelsnummer

Na deze stap zijn alle persoonsgegevens volledig geanonimiseerd.

De medewerker wordt in PMT vanaf dat moment weergegeven als Anonieme Gebruiker.

Gegevens die behouden blijven

Om rapportages en historische berekeningen correct te laten functioneren blijven twee gegevensvelden behouden:

• Geboortedatum
• KPU-waarden (Kostprijs per uur)

Deze gegevens zijn nodig voor:

• historische CAO-berekeningen
• rapportages
• stuurinformatie

Deze gegevens zijn  niet voldoende om een medewerker te identificeren, maar zorgen er wel voor dat rapportages en analyses in PMT correct blijven werken.

Wat verandert er voor jouw organisatie?

Deze methode is sinds de PMT release van april 2026 ingevoerd. Vanaf dit moment kan data er voor jouw winkel anders uitzien. 

Dit betekent dat:

• Inactieve medewerkers worden weergegeven als Anonieme Gebruiker
• Adres- en accountinformatie wordt vervangen door pseudonieme waarden
• De eerdere inloggegevens niet meer geldig zijn OF de oorspronkelijke inloggegevens zijn komen te vervallen
• Voormalige medewerkers niet meer kunnen controleren of hun account nog bestaat

De Wachtwoord vergeten functie werkt hierdoor ook niet meer voor deze accounts. Omdat het oorspronkelijke e-mailadres en de gebruikersnaam zijn vervangen, kan het systeem deze niet meer koppelen aan een account.

Dit voorkomt dat voormalige medewerkers via deze methode kunnen controleren of hun account nog in het systeem staat.

Pseudonieme voorbeeldwaarden

Wanneer persoonsgegevens worden geanonimiseerd, worden vaste pseudonieme waarden gebruikt. Bijvoorbeeld:

• Naam: Anonieme Gebruiker
• Straat: Storkstraat 12
• Postcode: 3833LB
• Plaats: Leusden
• Land: Nederland
• Telefoonnummer: 0337110417
• E-mailadres: account_id@rwrs.nl

Door deze werkwijze blijven historische gegevens bruikbaar voor rapportages en analyses, terwijl persoonsgegevens van voormalige medewerkers niet langer herleidbaar zijn.

Aanvullende informatie over salarisgegevens

Heb je na verloop van tijd nog salarisinformatie van een voormalige medewerker nodig, bijvoorbeeld voor loonstroken of jaaropgaven? Dan kun je hiervoor terecht bij je salarisverwerker of het HR-systeem waarin de salarisadministratie wordt beheerd.

PMT is geen bron voor salarisdocumenten. Na de anonimisatie van persoonsgegevens zijn deze gegevens in PMT niet meer te herleiden naar een specifieke medewerker.