Rapportage diensten historie

In dit artikel leer je hoe je als supermarktmanager, functioneel beheerders of gebruikers op organisatieniveau dienstenhistorie kunt inzien binnen de webversie van PMT. Met deze functionaliteit kun je zien welke dienstwijzigingen door wie in PMT zijn gedaan voor een geselecteerde medewerker voor een gekozen periode.

Deze rapportage lost een aantal veelvoorkomende problemen op:

• Geen onduidelijkheid meer: Je hoeft nooit meer te raden wie een wijziging heeft gedaan in PMT.
• Direct inzicht: Zie wat er precies is veranderd, inclusief datum en tijd.
• Minder afhankelijkheid: Je hoeft niet meer de supportafdeling of collega’s te raadplegen voor antwoorden.
• Beter leren plannen: Door inzicht in de historie kun je fouten voorkomen en processen verbeteren.

Praktijkvoorbeelden rapportage diensten historie

• Ziekmelding: Een medewerker meldt zich ziek. De dienst wordt eerst verwijderd door de planner, later opnieuw ingevoerd als vervangingsdienst. Met de dienstenhistorie zie je beide stappen terug: wie de wijziging deed, en wanneer.
• Aanpassing werktijden: Een dienst wordt ingekort omdat de winkel eerder sluit. In de historie zie je exact wanneer de begin- en eindtijden zijn aangepast en door wie.
• Verwijderde dienst: Een dienst is verdwenen uit het rooster. Dankzij de historie zie je of dit handmatig is verwijderd door een gebruiker, of dat het door een automatisch proces is gebeurd.
• Controle bij fouten: Als er achteraf discussie ontstaat over te veel of te weinig ingeplande uren, kun je altijd de historie erbij pakken om te zien hoe het rooster zich ontwikkeld heeft.

Kortom: met de dienstenhistorie heb je altijd de feiten bij de hand en voorkom je discussies over roosterwijzigingen.

Waar vind ik de rapportage diensten historie?

Ga in PMT in het hoofdmenu naar Rapporten en klik op Rapportage Diensten historie. Staat deze functionaliteit uit voor jou en wil je toch toegang hebben? Neem dan contact met ons op via ons klantenportaal. 

Rapportage diensten historie uitgelegd

Rapportage diensten zal historie laten zien van diensten van 1 medewerker die zich heeft plaatsgevonden in een zelf te selecteren periode van  1 tot en met 7 dagen.

• Stap 1: Selecteer de medewerker waarvan je de diensten historie wilt zien. Let op: Je ziet in de zoeklijst alleen medewerkers die je normaal gesproken ook ziet bij bijvoorbeeld planning maken. Je kunt via deze zoekfunctie zoeken op:
  • Naam van de medewerker
  • Personeelsnummer
• Stap 2: Selecteer de periode waarvan je de wijzigingen in diensten wilt zien voor de geselecteerde medewerker. Dit kan een periode zijn tot maximaal 3 maanden geleden en is maximaal 7 dagen. 

Rapportage diensten historie: Tabel uitgelegd

Na stap 2 wordt door PMT een tabel gegenereerd waar alle diensten van 1 medewerker die in de geselecteerde periode vallen worden getoond. De tabel staat in de eerste instantie op chronologische volgorde, maar de diensten zijn handmatig te sorteren via de titel van alle kolommen. 

• Datum: De datum van de dienst van de geselecteerde medewerker.
• Dienst: De dienst in kwestie.
• Winkel: De winkel waarbij de dienst stond ingepland. 
• Status: De status die de dienst vanaf dat moment heeft. Een dienst in rapportage dienst historie kan de volgende statussen hebben:
  • Rooster verzonden
  • Verwijderd
  • Rooster niet verzonden
  • Kloktijden verwerkt
• Laatst gewijzigd door: De persoon die in PMT als laatste dienst heeft gewijzigd.
• Laatst gewijzigd op: De datum waarop de laatste wijziging is uitgevoerd.
• Aangemaakt door: Door welke PMT-gebruiker de dienst oorspronkelijk is aangemaakt.
• Aangemaakt op: De datum wanneer de dienst oorspronkelijk is aangemaakt. 

Belangrijke toevoegingen

• Zie je onder Aangemaakt door de waarde PMT staan? Dat duidt op een automatisch proces door PMT, dus niet op een specifiek persoon (bijv. standaardrooster).
• Sorteren is mogelijk in de kolommen van de tabel.
• Een uitdraai van rapportage diensten historie kan geëxporteerd worden in Excel via de knop rechts bovenin de navigatiebalk. 

Rapportage diensten historie: Dienst openvouwen

Een dienst in de tabel kan ook worden aangeklikt. Zodra je dit doet zie je de activiteitenhistorie vanaf het begin dat de dienst is aangemaakt tot en met nu.

Het veld dat een markering/highlight heeft is om te laten zien wat er is gewijzigd in de dienst ten opzichte van de vorige regel. De regels zijn automatisch gesorteerd van boven naar beneden van nieuw naar oud. De activiteiten die nu als nieuwe regel in de historie worden getoond zijn:

• Starttijd en eindtijd aanpassen
• Pauze aanpassen
• Duur van de dienst aanpassen
• Dienst verwijderen
• Veranderen van winkel of afdeling
• Veranderen van type (productief ↔ niet-productief, ziekte, feestdag, etc.)
• Opmerkingen aanpassen
• Looncode aanpassen
• Wisselen van medewerker 
• Statuswijzigingen