Loonkosten in PMT vs. financiële rapportages
Loonkosten in PMT
Met PMT kan een onderneming aangestuurd worden op loonkosten en productiviteit.
De loonkosten in PMT worden berekend op basis van een kostprijsuurloon (KPU). In de meeste gevallen wordt dit KPU aangeleverd vanuit een gekoppeld HRM-systeem.
De KPU-factor is de rekenfactor tussen bruto-uurloon en KPU (bruto-uurloon x KPU-factor = KPU).
Het gebruik van een KPU in de loonkosten heeft als effect dat de loonkosten in PMT altijd ‘indicatief’ zullen zijn. Het streven moet zijn om deze ‘indicatieve’ loonkosten zo dicht mogelijk aan te laten sluiten bij de loonkosten in de financiële rapportages van de accountant. De loonkosten in de financiële rapportages zijn immers gebaseerd op de verloning en dus de ‘werkelijke’ loonkosten.
Vergelijk loonkosten in PMT en financiële rapportages
Voor het vergelijk van de loonkosten kan gebruik gemaakt worden van de Stuurinformatie.
Na het afsluiten van een loonperiode (4 weken)47 in PMT worden de mutaties verwerkt door de salarisdienstverlener. Vervolgens worden de loonstroken verstrekt aan de medewerkers en de betalingen worden gedaan. Als resultaat van de loonverwerking wordt er ook een journaalpost aangemaakt in de financiële administratie, dit noemen we de loonjournaalpost. Deze loonjournaalpost is hiermee de basis voor het bedrag aan werkelijke loonkosten dat getoond wordt in de financiële rapportages.
Om de werkelijke loonkosten te completeren moet er een aanvullende boeking in de financiële administratie worden gedaan, namelijk de het verschil van de waarde van de verlofsaldi aan het begin van de loonperiode.
Deze waardes zijn in PMT al berekend en te vinden in ‘Rapportage verlofsaldi’ (Winkel / Rapportage verlofsaldi)
Selecteer de eindweek van de vorige loonperiode, bijvoorbeeld week 28.
En noteer het bedrag, in dit voorbeeld € 27.650,47.
Selecteer de eindweek van de huidige loonperiode, bijvoorbeeld week 32.
En noteer het bedrag, in dit voorbeeld € 23.565,28.
In dit voorbeeld is sprake van een afname van de waarde van de verlofsaldi van € 4085.19.
Er moeten dus een aanvullende boeking gedaan worden met dit bedrag om de werkelijke loonkosten af te laten nemen met dit bedrag. Hiermee wordt aansluiting gecreëerd tussen de loonkosten in PMT en de werkelijke loonkosten in de financiële rapportage.
Wat kan er dan nog fout gaan:
| Foutkans | Hoe op te lossen | Door wie |
|---|---|---|
| De gebruikte KPU-factor is niet correct of niet nauwkeurig genoeg (1). | De KPU-factor is het meest nauwkeurig als deze op medewerkerniveau wordt berekend. In vogorde van afnemende nauwkeurigheid zijn dit de alternatieven: · KPU-factor per type medewerker · KPU-factor per werkgever In alle gevallen is het belangrijk om de leeftijd van de medewerker ook mee te nemen als element in de berekening, omdat er vanaf een bepaalde leeftijd sprake kan zijn van pensioenafdracht. | In de meeste gevallen zijn de KPU’s berekend door de salarisdienstverlener. In die gevallen dient de salarisdienstverlener de medewerker dus te voorzien van een correct en actueel KPU. |
| De gebruikte KPU-factor is niet correct of niet nauwkeurig genoeg (2). | In het KPU dienen reserveringen opgenomen te zijn voor in ieder geval de volgende elementen: · Reservering vakantierecht · Reservering ATV-recht (indien van toepassing in de betreffende CAO) · Reservering vakantiegeld · Reservering werkgeverslasten | In de meeste gevallen zijn de KPU’s berekend door de salarisdienstverlener. In die gevallen dient de salarisdienstverlener de medewerker dus te voorzien van een correct en actueel KPU. |
| Na export zijn er mutaties verwijderd, aangepast of toegevoegd in het exportbestand of het salarispakket | Blijkbaar is er een reden geweest om deze wijzigingen door te voeren.
Het is altijd beter om het beheer van mutaties in de bron te doen, dus in dit geval in PMT. Bij een gesloten week is dat een wat complexer proces. Zorg er dus voor dat bij het afsluiten van een week in PMT de mutaties correct zijn. | Klant of salarisdienstverlener |
| Er is sprake van eenmalige loonmutaties, zoals bonussen. | In de meeste gevallen worden deze mutaties niet meegenomen in het bruto-uurloon en zijn dus ook niet verwerkt in het KPU.
Dan is dit een verschil waarmee rekening gehouden moet worden bij de vergelijking. | Klant of salarisdienstverlener |
| Er is sprake van periodieke toeslagen op medewerkerniveau, bijvoorbeeld een zogenaamde ‘Persoonlijke toeslag. | Deze toeslagen worden niet door alle salarispakketten meegenomen in het bruto-uurloon en zijn dus ook niet verwerkt in het KPU.
Dan is dit een verschil waarmee rekening gehouden moet worden bij de vergelijking. | Klant of salarisdienstverlener |
| Boekingen op een looncomponent leiden tot bedragen op verkeerde grootboekrekeningen | Dit is een inrichtingsvraag | Applicatiebeheerder van het salarispakket |
| De verschillen tussen de loonkosten in PMT en de werkelijke loonkosten zijn per periode heel verschillend | Waarschijnlijk moet de aanvullende boeking van de waarde van de verlofsaldi nog gedaan worden. | Klant of accountant |
| De verschillen tussen de loonkosten in PMT en de werkelijke loonkosten zijn per periode heel klein, maar PMT is steeds net wat te laag. | De KPU-factor kan iets extra verhoogd worden. Hiermee wordt gezorgd dat planners niet werken met te lage loonkosten.
De werkelijke loonkosten vallen dan altijd mee. | In de meeste gevallen zijn de KPU’s berekend door de salarisdienstverlener. In die gevallen dient de salarisdienstverlener de medewerker dus te voorzien van een correct en actueel KPU.
|
| In sommige gevallen wordt een KPU berekend op basis van een verloonde periode en vervolgens in een huidige periode in PMT gebruikt. In de meeste gevallen zal dit op bedrijfsniveau geen grote verschillen opleveren. | De beste methode is het gebruiken van het KPU op basis van het bruto-uurloon uit een salarisregel die overeenkomt met de getoonde week in PMT. | Klant of salarisdienstverlener |
| Als bepaalde componenten, zoals vakantie, atv, ziekte en feestdag gereserveerd zijn in het KPU, mogen deze in de inrichting van de urensoorten in PMT geen loonkosten opleveren | Dit is een inrichtingsvraag . Onderzoek samen met Support Retail Solutions of de inrichting van de urensoorten aansluit bij de reserveringen in het KPU | Klant of salarisdienstverlener en Support Retail Solutions |
| Er blijven verschillen bestaan | Beoordeel of de loonjournaalpost reserveringen bevat voor bijvoorbeeld vakantie en ATV. Dat is dan niet correct, want de juiste boeking is de waardemutatie van het verlofsaldo. | Klant of accountant |
| En nog blijven er verschillen bestaan | U heeft alle checks hierboven al gedaan.
Neem dan contact op met de Supportdesk van Retail Solutions. Wij gaan dan samen met u op zoek.
| Support Retail Solutions |