Uitleg tabblad 'Afdelingen'

Let op: afhankelijk van jouw rechten kan dit tabblad in zijn geheel, of één of meerdere opties binnen dit tabblad, voor jou niet beschikbaar zijn.

Uitleg afdelingen in PMT 

In PMT worden afdelingen aan medewerkers toegewezen door middel van afdelingsets. Iedere set bestaat uit exact één hoofdafdeling en één of meerdere werkafdelingen:

  • Hoofdafdeling. Dit is de afdeling waarop diverse looncomponenten, zoals niet-productieve uren van de medewerker (denk aan ziekte of verlof), worden verloond.
  • Weerkafdeling(en). Dit zijn de afdelingen waarvoor een medewerker werkzaam is. Op deze afdelingen kan de medewerker worden ingepland binnen PMT.

 

Belangrijk om te weten is dat het beheer van de hoofdafdeling van de medewerker in PMT kan liggen, maar ook in een externe bron, bijvoorbeeld een HR pakket waar een koppeling mee is. Hou dus altijd in de gaten of je dit in het juiste systeem aanpast. Een test hiervoor is de gegevens wijzigen in PMT en vervolgens een Medewerker synchronisatie draaien om te testen of de gegevens ongewijzigd blijven. 

 

Door in de medewerkersgegevens aan te geven op welke afdeling(en) een medewerker werkzaam is, komt de medewerker automatisch in Planning maken bij die afdeling te staan. In onderstaand voorbeeld heeft de medewerker een afdelingset die bestaat uit de volgende afdelingen:

  • Kassa regulier (hoofdafdeling én werkafdeling)
  • Kassa Scan & Go (werkafdeling)
  • Kruidenierswaren (werkafdeling)

Afbeelding met tekst, schermopname, nummer, Lettertype

Automatisch gegenereerde beschrijving 

De startdatum voor deze combinatie van afdelingen (de afdelingset) staat op 29/10/2024. Vanaf deze datum wordt de medewerker dus getoond bij deze afdelingen in de verschillende PMT-pagina.s

Overzicht met afdelingsets

In de medewerker gegevens wordt een historie bewaard van de afdelingsets van een medewerker. Elke set heeft een startdatum. Als er een nieuwe afdeling set aangemaakt wordt, is de dag voordat deze ingaat de einddatum van de vorige afdeling set. Een medewerker kan dus niet twee afdeling sets tegelijkertijd hebben. 

Afbeelding met tekst, schermopname, lijn, diagram

Automatisch gegenereerde beschrijving 

Aan de linkerkant op de pagina Afdelingen zie je een menu met Hoofd afdeling & Datum staan. Hier zie je de huidige afdeling set en de vorige afdeling sets. De huidige afdeling set is de set die geen einddatum heeft. Als de startdatum van deze nieuwe set in de toekomst ligt, zie je ook een prullenbakje achter de set staan, waarmee je deze set kunt verwijderen.  

Nieuwe afdeling(en) toevoegen 

Let op: Bij het aanpassen van afdelingen kunnen (standaard) roosters van deze medewerker verloren gaan.

Rechtsonder in het menu Hoofd afdeling & datum zie je Nieuwe Toevoegen staan. Door hierop te klikken, maak je een nieuwe afdelingset aan.  

Afbeelding met tekst, schermopname, Lettertype, ontwerp

Automatisch gegenereerde beschrijving 

Nadat je hierop geklikt hebt, zie je aan de rechterzijde een menu met als hoofdtitel Nieuwe afdelingset.

 

Vervolgens doorloop je de volgende stappen:

  1. Kies de afdeling(en). Standaard worden de afdelingen overgenomen uit de voorgaande afdeling set. Deze kunnen nu worden aangepast voor deze medewerker. Je kunt zowel de Hoofd afdeling als de werkafdelingen aanpassen. Let er wel op dat een hoofdafdeling automatisch ook één van de werkafdelingen is. De afdelingen waaruit je kunt kiezen zijn vastgesteld door jouw winkel of organisatie. Het kan afhankelijk zijn van je rol uit welke afdelingen je kunt kiezen.
  2. Vul een startdatum in. De startdatum van een nieuwe afdelingset is altijd de volgende week. Om precies te zijn de dag waarop de weekstart van de week na de huidige week plaatsvindt. De dag voor de startdatum van de nieuwe afdeling set is automatisch de einddatum van de vorige afdeling set. Een medewerker kan namelijk niet twee afdeling sets tegelijkertijd hebben. 
  3. Sla de nieuwe afdeling set op.Door de nieuwe afdeling set op te slaan, wordt deze toegepast op de medewerker. Mocht de door jou gemaakte set toch niet naar wens zijn, dan kun je links naast Opslaan op Annuleren klikken. De nieuwe set wordt dan niet opgeslagen en er wordt niets gewijzigd aan de huidige set. 

 

Wijzigingen in beschikbare afdelingen op winkelniveau

Wanneer er wijzigingen zijn in de winkelstructuur, komen er nieuwe afdelingen bij of verdwijnen oude afdelingen. Dit heeft invloed op de afdeling sets van je medewerkers. Bij het verwijderen van een afdeling uit de winkelstructuur, wordt een vervangende afdeling aangegeven. Deze vervangende afdeling wordt óók in de al bestaande afdeling set van medewerkers zichtbaar. Dit geldt voor zowel hoofdafdeling als werkafdelingen. 

Indien een afdeling niet actief is in alle toekomstige winkelstructuren, wordt deze afdeling wel getoond in de al bestaande afdelingsets. Deze worden lichtgrijs getoond en de melding "Uitgegrijsde afdelingen zijn niet beschikbaar voor de volle looptijd van de set" wordt getoond.

 

Afdelingsets via externe koppeling

Wanneer er gebruik wordt gemaakt van een koppeling met een externe partij ten behoeve van de medewerkersgegevens, kan het voorkomen dat de medewerker vanuit de koppeling een hoofdafdeling krijgt die niet in alle winkelstructuren bekend is. Indien dit het geval is wordt hiervan een melding getoond in de Winkel Proces Berichten. Hierin wordt aangegeven welke medewerker(s) en welke afdeling(en) het betreft. Ook wordt er, indien ingesteld, een mail gestuurd met dezelfde inhoud. Hierdoor wordt er geïnformeerd dat de afdeling set van de medewerker(s) moet worden gecontroleerd en aangepast.

 

Wanneer staan wijzigingen in PMT? 

Als je een verandering hebt in je afdelingen en deze moet ingeladen worden vanuit een ander (gekoppeld) systeem, dan duurt dit meestal een dag. Het uitwisselen van informatie tussen systemen kost tijd en capaciteit van de server. Om de impact op het dagelijks werk zo klein mogelijk te houden, doen wij dit ’s nachts.  
De veranderingen die gedaan zijn in de hoofdafdeling, gaan in per de opvolgende week. Wijzigingen hebben dus geen invloed op het werkrooster in de huidige week. 

 

Heeft dit artikel jou geholpen?

PMT Personeelstool helpdesk

Op deze help pagina van PMT maken we je wegwijs met onze PMT personeelstool. Binnen dit helpcenter geven we support met helpartikelen voor alle medewerkers, managers en ondernemers. Voor medewerkers is de uitleg over Mijn Rooster en Mijn Beschikbaarheid belangrijk. Ook is er uitleg te vinden over inloggen in PMT en over de PMT app.


Wil je inloggen in de PMT App?

Inloggen doe je met een gebruikersnaam en wachtwoord. Bij sommige winkels kun je inloggen via een link in de personeelsportal. Heb je de app nog nooit gebruikt? Vraag dan aan je leidinggevende om je aan te melden voor de app. Je ontvangt dan een mail met een activatielink of een QR code. In dit artikel op onze help site geven we verdere uitleg over de PMT App als je er niet uitkomt.