Ziekte boeken in PMT

Wanneer een medewerker een ziekmelding doet, moet dit verwerkt worden in PMT. In deze handleiding wordt omschreven hoe deze ziektemelding wordt geboekt in PMT. Extra aandachtspunten hierbij zijn het gedeeltelijk ziekte boeken en het aanpassen van ATV boekingen. 

Ziekte boek je bij voorkeur altijd via de Verlof/Afwezig module in PMT:

Door ziekte te boeken via Verlof/Afwezig berekent PMT op basis van ingeplande uren of een X-wekelijks gemiddelde de ziekte uren voor de medewerker. Daarnaast krijg je zo bij Verlof/afwezig een mooi overzicht van de ziektehistorie van de medewerker.

Bij een ziekteboeking via Verlof/Afwezig wordt een historisch rooster aangemaakt voor de dagen waarop de medewerker geboekt stond in Rooster Maken. Hiermee kun je eenvoudig terugvinden is welke uren er oorspronkelijk gepland stonden voor de medewerker.

Voor de juiste bepaling van ziekte uren is het van belang dat eventuele ingeroosterde uren van de medewerker niet uit het rooster worden verwijderd alvorens de ziekte in Verlof/Afwezig wordt geregistreerd. Hoe ziekte boeken in Verlof/Afwezig functioneel werkt wordt beschreven in dit artikel. 

Het aantal geboekte ziekte uren vanuit de Verlof/Afwezig module kan tijdens de controle tijdsregistratie nog aangepast worden. 

PMT laadt ATV boekingen altijd in op basis van de gekozen contract instellingen. Voor de uren die de medewerker ziek is wordt geen ATV opgebouwd en past PMT de ATV boeking automatisch aan. 

1. Ziekte boeken in PMT

Voorbeeld

• Een medewerker heeft 40 contract uren.
• Deze medewerker heeft 3 uur ATV per week.
• Deze medewerker neemt 3 uur ATV per week op.
• Deze medewerker heeft 37 productieve uren per week.

Indien de medewerker een normale week werkt, ziet de controle tijdregistratie er als volgt uit:

2. Volledig ziek boeken

Een medewerker die volledig ziek is:

• heeft geen recht op ATV opbouw;
• dient als ziek geregistreerd te worden voor het volledig aantal contract uren; 
• heeft geen ATV opbouw en dus geen ATV afbouw. 

Indien de medewerker volledig ziek is, ziet de controle tijdregistratie er als volgt uit:

3. Gedeeltelijk ziek boeken

Een medewerker die gedeeltelijk ziek is:

• heeft recht op ATV opbouw op basis van productieve uren;
• dient gedeeltelijk ziek te worden geregistreerd;
• heeft gedeeltelijk ATV opbouw.

Een medewerker gedeeltelijk ziek boeken is wat ingewikkelder. Als een medewerker namelijk 37 uur niet werkt, dan registreren we 40 uur ziek. Dit betekent dat als een medewerker 18,5 uur niet werkt, we 20 uur ziek moeten registreren. We kunnen hieruit concluderen dat we meer ziekte uren boeken, dan het aantal uren dat de medewerker niet werkt.

Om te weten hoeveel ziekte we moeten boeken, moeten we berekenen met welke factor wij afwezige uren moeten vermenigvuldigen.

Berekening: aantal productieve uren x 1,081 = contract uren (en dus ziek te boeken uren)
Indien een medewerker dus 2 dagen (16 uur) ziek is, dan boeken we 16 x 1,081 = 17,30 uur ziek.

Let op! Dit zijn uren in decimalen. Om dit om te rekenen naar minuten vermenigvuldigen we het aantal decimalen met 60. Dus 0,30 x 60 = 18 minuten.

Stappenplan gedeeltelijk ziek boeken

In onderstaand voorbeeld werkt de medewerker (van stap 1) van maandag t/m donderdag 8 uur, en op vrijdag 5 uur. Deze medewerker is op maandag en dinsdag ziek.

1.  Bereken hoeveel uren de medewerker afwezig is ten opzichte van zijn productieve uren.
   In dit voorbeeld zijn dat er 16.
2.  Bereken hoeveel uren er als ziek moeten worden geboekt. De berekening hiervoor is aantal afwezige uren x 1,081.
   In dit voorbeeld is dat 16 x 1,081 = 17,30
3. Reken de decimalen om naar minuten. De berekening hiervoor is het aantal decimalen x 60.
   In dit voorbeeld is dat 0,30 x 60 = 18 minuten (totaal: 17 uur en 18 minuten)
4. Registreer het aantal uren ziek.
   In dit voorbeeld boeken we 8:39 op maandag en 8:39 op dinsdag.

ATV boekingen worden automatisch opnieuw berekend. 

4. Ziek tussen specifieke tijden 

Wanneer een medewerker ziek is tussen specifieke tijden, bijvoorbeeld wanneer een medewerker tijdens een werkdag ziek naar huis gaat, kan dit ook worden verwerkt in Verlof/Afwezig. Dit doe je door een aanvraag in te dienen voor ziekte tussen specifieke tijden op één dag, en de betreffende begin en eindtijd in te vullen. Ook hierbij is het van belang om de geplande uren niet te verwijderen uit het rooster. Op basis van de geplande uren berekent en boekt PMT namelijk de juiste ziekte uren. 

5. Ziekteboeking verlengen/inkorten

Indien een medewerker langer ziek is dan verwacht, moet de boeking verlengd worden.

1. Zoek de betreffende ziekteboeking op in de lijst bij Verlof/Afwezig
2. Klik op de ziekteboeking die je wil aanpassen
3. Je kan nu bij Tot en met de gegevens wijzigen

6. Ziekte wachtdag

PMT biedt nu de mogelijkheid om een ziekte wachtdag automatisch te boeken op basis van CAO bepalingen. Raadpleeg voor de juiste instellingen de CAO instellingen pagina.

Bij het invoeren van een ziekteperiode, zal PMT kijken naar het rooster van de medewerker en (indien van toepassing) een ziektewachtdag boeken voor de eerste dag waarop er een rooster staat.