Medewerkerbeheer: Afdelingen beheren
In dit artikel leer je als bedrijfsleider hoe je een afdelingset kunt aanmaken en beheren via de webversie van PMT.
Ga in het hoofdmenu naar Medewerker en klik op Medewerkerbeheer. Klik op het potloodicoontje naast de medewerker en ga naar de subpagina Afdelingen.
Op de subpagina Afdelingen bepaal je op welke afdelingen de medewerker werkt en voor welke periode, en wat de hoofdafdeling is van deze medewerker. De hoofdafdeling is de afdeling waarop diverse looncomponenten, zoals niet-productieve uren van de medewerker (denk aan ziekte of verlof), worden verloond. Door in de medewerkersgegevens aan te geven op welke afdeling(en) een medewerker werkzaam is, komt de medewerker automatisch in Planning maken bij die afdeling te staan.
Een afdelingset is een set aan afdelingen gecombineerd met 1 hoofdafdeling. In het onderstaande voorbeeld zijn de afdelingen van deze medewerker Kruidenierswaren, Kassa scan & go en de derde afdeling - Kassa regulier - die tevens ook de hoofdafdeling is.
Afdelingsets via externe koppeling
- Het kan zo zijn dat het beheer van de afdelingsets gebeurt in het HR-pakket dat met PMT is gekoppeld. In dit geval moet het beheer van de afdelingen in het HR-pakket plaatsvinden.
- Wanneer er gebruik wordt gemaakt van een koppeling met een extern HR-pakket ten behoeve van de medewerkersgegevens, kan het voorkomen dat de medewerker vanuit de koppeling een hoofdafdeling krijgt die niet in alle winkelstructuren bekend is. Indien dit het geval is wordt hiervan een melding getoond in de Winkel proces berichten. Hierin wordt aangegeven welke medewerker(s) en welke afdeling(en) het betreft. Ook wordt er, indien ingesteld, een mail gestuurd met dezelfde inhoud. Hierdoor wordt er geïnformeerd dat de afdeling set van de medewerker(s) moet worden gecontroleerd en aangepast.
- Veranderingen in afdelingssets die via het HR-pakket gedaan moeten worden komen pas na een dag en in het geval van een hoofdafdeling na een week in PMT. Wijzigingen hebben dus geen invloed op het werkrooster in de huidige week.
Het maken van een (nieuwe) afdelingset
Onder Hoofd afdeling & datum zie je de actieve afdelingset voor de medewerker. De huidige herken je aan het feit dat die afdelingset geen einddatum heeft en dat deze niet meer gewijzigd kan worden. Het kan zijn dat een medewerker nog geen afdelingset heeft, of dat een medewerker na zijn/haar eerste afdelingset op andere afdelingen gaat werken.
Stap 1: Klik op Nieuwe toevoegen om een nieuwe afdelingset aan te maken.
Stap 2: Vul de (nieuwe) afdeling(en) en hoofdafdeling waar de medewerker gaat werken, en vul de startdatum in. De afdelingen waaruit je kunt kiezen zijn vastgesteld door jouw winkel of organisatie of is afhankelijk van de rol van de medewerker.
Stap 3: Klik op Opslaan.
Het aanmaken van een nieuwe afdelingset betekent dat de afdelingsset die nu actief is eindigt op de startdatum van de nieuwe afdelingset. Indien de afdelingsset nog in de toekomst ligt kun je deze via het prullenbak icoontje verwijderen.
Let op: Bij het aanpassen van afdelingen kunnen (standaard) roosters van deze medewerker verloren gaan.
Wat gebeurt er als de afdelingen in mijn winkel veranderen?
Wanneer er wijzigingen zijn in de winkelstructuur, komen er nieuwe afdelingen bij of verdwijnen oude afdelingen. Dit heeft invloed op de afdeling sets van je medewerkers. Bij het verwijderen van een afdeling uit de winkelstructuur, wordt een vervangende afdeling zichtbaar op de Afdelingen subpagina. Deze vervangende afdeling wordt óók in de al bestaande afdeling set van medewerkers zichtbaar en geldt voor zowel hoofdafdeling als werkafdelingen.
Indien een afdeling niet actief is in alle toekomstige winkelstructuren, wordt deze afdeling wel getoond in de al bestaande afdelingsets en duidelijk gemaakt dat deze in de toekomst niet meer actief gaat zijn. Zorg er dus voor dat de Afdelingen bij veranderingen in de winkelstructuur opnieuw worden toegewezen.