Werklast: Uitleg & Optimale werkwijze

In dit artikel leer je wat werklast en de rol daarvan is in PMT, de toegevoegde waarde en hoe je het best met werklast kunt werken.

De pagina Werklast in PMT helpt je om de normuren die je per week krijgt vanuit WLP (WorkLoad Planner) voor jouw winkel slim te verdelen over de dagen en uren waarop het werk daadwerkelijk moet gebeuren. Als de werklast goed is verdeeld voor jouw winkel weet je tijdens het plannen precies wie je wanneer moet inzetten om het werk in jouw winkel te verrichten en kun je daardoor efficiënt plannen binnen budget.

De gedachte achter WFM (WorkForce Management) blijft immers: “Juiste persoon, juiste plaats, juiste tijd en tegen de juiste kosten.” De werklast pagina in PMT speelt hierin een belangrijke rol.

Heb je geen WLP of geen toegang tot deze pagina, maar wil je dit wel? Neem dan contact op via ons klantportaal.

Werklast in PMT: De ideale werkwijze

Stap 1: Navigeer naar de juiste week
Stap 2: Ga naar de WLP Patronen pagina van die week
Stap 3: Verdeel de werklast van weekniveau naar dagniveau
Stap 4: Bewerkingen opslaan (als profiel)
Stap 5: Haal norm op uit WLP
Stap 6: Herhaal stap 1 tot en met 5 voor alle afdelingen
Stap 7: Werklast van dagniveau naar uurniveau verdelen
Stap 8: Resultaat checken via grafiek

Ga in PMT via het hoofdmenu naar Planning en klik op Werklast.

Stap 1: Navigeer naar de juiste week

Navigeer naar de juiste week via de navigatiebalk door de < en > pijltjes te gebruiken, of de datumkiezer te gebruiken. Je kunt straks:

De werklast alleen in één specifieke week verdelen
De werklast vanaf een week steeds op de zelfde manier verdelen per week (Profiel), totdat jij deze werklast verdeling opnieuw aanpast.

Hoe dit precies moet zie je in stap 4.

Let op:

Je kunt alleen naar een week navigeren die is vrijgegeven. Indien dit nog niet is gedaan voor jouw gewenste week zul je eerst een week vrij moeten geven - hoe je dit doet lees je hier.
De norm moet ook opgehaald kunnen worden, dus de knop Haal norm op uit WLP in de navigatiebalk moet beschikbaar zijn voor latere stappen. Je hoeft hier nu nog niets mee te doen.

Stap 2: Navigeer naar WLP Patronen

Als je in de juiste week zit klik op WLP patronen in de navigatiebalk.

Stap 3: Verdeel de werklast van weekniveau naar dagniveau

Op deze pagina zie je alle afdelingen van jouw winkel. Indien je op een afdeling klikt vouwt deze open en zie je:

Alle processen die tot die afdeling behoren
Per dag hoeveel procent van de totale werklast voor die week op die dag is toegedeeld. Voorbeeld: Maandag 16%
Op basis van het aantal procenten hoeveel uren op een specifieke dag zijn toegekend. Voorbeeld: Maandag 2:15 uur.

Stap 3 zorgt ervoor dat jij de werklast vanuit WLP op dagniveau kunt verdelen voor jouw winkel. Het dagritme (of de procesplaat) is de vaste indeling van werkzaamheden in jouw winkel, waarbij per dag duidelijk is wat er moet gebeuren. Dit is afgestemd op drukte, leveringen en klantgedrag, zodat de winkel er altijd goed bij staat en het team efficiënt werkt. Uiteindelijk bepaal jij in deze stap per proces op welke dagen een bepaalde hoeveelheid werk plaats moet vinden.

Tip: Klik op de Filter in de navigatiebalk en klik op toon normuren. Zo zie je ook de uren die bij de toegekende percentages horen.
Klik op een afdeling om deze open te vouwen. Klik links bovenin het afdelingsvenster op Alles bewerken. Hiermee kun je meteen alle processen per afdeling in 1 keer aanpassen.

Let op: Sommige processen zijn niet bewerkbaar - dit zie je aan de ✏️ of 🔒 per proces. Dit hangt af van de instellingen van je organisatie.

Verdeel de werklast percentages over de dagen per proces in deze afdeling zoals jij dit wilt, per proces, per dag. Alle percentages van de week moeten in totaal 100% zijn.

Stap 4: Bewerkingen opslaan (als profiel)

Heb je de werklast per dag per proces voor een afdeling opnieuw verdeeld? Klik op 💾Opslaan links bovenin het afdelingsvak. Let op: Er verschijnt nu een pop-up.

Opslaan = Opslaan voor alleen deze week
Opslaan als profiel = Werklast is vanaf deze week op de nieuwe manier verdeeld, tenzij in een latere week een profiel is aangemaakt; vanaf dan is die leidend.

Kies de gewenste optie(s) en klik opnieuw op Opslaan. Na het opslaan zie je het aantal normuren per dag en per proces veranderen als je de percentages hebt aangepast.

Stap 5: Haal norm op uit WLP

Je kunt deze knop zien als synchronisatieknop om de door jou ingevoerde verdeling te laten doorrekenen. WLP zal vanaf dit moment de norm op de door jou aangepaste manier toekennen. Let op: Dit is een essentiële stap om al je wijzigingen definitief door te voeren!

Stap 6: Herhaal stap 1 tot en met 5 voor alle afdelingen

Je hebt nu succesvol de werklast van weekniveau naar dagniveau verdeeld!

Stap 7: Werklast van dagniveau naar uurniveau verdelen

Na de werklast van weekniveau naar dagniveau is verdeeld kun je ook nog op de dag zelf bepalen wanneer deze werkzaamheden plaats moeten vinden. Hiervoor zul je de werklast van dagniveau naar uurniveau moeten verdelen.

Klik op terug naar werklast indien je je nog op de WLP patronen pagina bevindt.

Klik op de afdeling om de afdeling open te vouwen. Alle activiteiten die tot de afdeling behoren worden nu getoond. Klik op het potloodicoontje ✏️ om per activiteit de tijdsvensters per dag te zien.

Hier zie je:

Het tijdsvak of de tijdsvakken waar binnen alle werklast voor deze dag wordt toegekend.
Het percentage werklast dat jij binnen deze dag aan dit tijdsvak toekent. Dit percentage betekent: "X% van de werklast van deze dag vindt plaats binnen dit tijdsvak." Je kunt namelijk 1, 2 of 3 tijdsvakken per dag maken.
- Indien je 1 tijdsvak hebt op een dag is het simpel: hierin zal 100% van de werklast plaatsvinden.
- Als je meerdere tijdsvakken per dag toekent moet het totaal van de toegekende percentages per tijdsvak samen 100% zijn.
Het aantal normuren aan werklast dat in dit tijdvak valt, op basis van het percentage dat je toekent.

Stappen

Klik op het potloodicoontje ✏️ van het werkproces dat je op uurniveau wilt verdelen.
Zoek de juiste dag waarop jij de werklast verder wil verdelen (Voorbeeld: Maandag 23 maart 2026)
Deel het eerste tijdvak in:
- Stel de juiste tijden in met de zwarte balk en knoppen, of vul de juiste tijden in de vakken links en rechts van de zwarte lijn.
- Ken het juiste percentage toe.

Wil je meer tijdsvakken voor die dag? Je kunt maximaal 3 tijdsvakken aanmaken per dag. Klik op het plusje + -. Zorg ervoor dat de tijdsvakken samen altijd 100% zijn. Wanneer heb je extra tijdsvakken nodig? Voorbeeld:

Tijdsvak 1: Je wil dat 80% van de werklast op maandag voor Management plaatsvindt tussen 18:00-20:00
Tijdsvak 2: Je wil dat 20% van de werklast op maandag voor Management plaatsvindt tussen 20:00-22:00.

Doorloop alle dagen van de week en klik als je hiermee klaar bent op 💾Opslaan.

Stap 8: Resultaat bekijken via grafiek

Via Werklastverdeling (grafiek) kun je het effect van alle aanpassingen in één visueel overzicht zien.

Klik op de knop Uitklappen om op detailniveau te zien hoe de werklast is verveeld per dag, en de mogelijkheid om te kunnen filteren.

Uiteindelijk is de uitkomst dat je bij planning maken onder bezettingsinformatie de door jou verdeelde werklast versimpeld wordt getoond, zodat jij altijd de juiste mensen op het juiste moment binnen budget in kunt plannen.

Belangrijke aandachtspunten

De inrichting van werklast moet regelmatig worden herzien omdat werkprocessen constant veranderen.
Niet elke klant werkt met WLP. In dat geval wordt de urennorm bepaald op basis van begroting of jaarplan, gekoppeld aan de vastgestelde productiviteit. Deze urennorm wordt niet verdeeld naar week, dag en tijdsvenster, maar op basis van de omzetverdeling per dag.
Wanneer je de tijdsvensters voor werklast niet specifiek hebt gemaakt, past PMT via WLP een logica toe die bepaalt wanneer werk (uren) op een dag wordt uitgevoerd. Het algoritme probeert dat zo slim mogelijk te doen: niet met pieken en dalen in de werklast, maar zo gelijkmatig mogelijk, in blokjes van hele medewerkers per kwartier, zodat het praktisch in te roosteren is en er zo min mogelijk “loze tijd” ontstaat.