Stap 2: Beschikbaarheid van medewerkers invoeren en beoordelen

Nadat je jouw PMT account hebt geactiveerd en bent ingelogd kun je beginnen in PMT met Stap 2: Beschikbaarheid van medewerkers invoeren en beoordelen.

Waarom deze stap?

Door als planner of bedrijfsleider de beschikbaarheid van medewerkers in te voeren, weet je precies:

• Wanneer al je medewerkers kunnen of willen werken, en
• Wanneer al je medewerkers niet beschikbaar zijn.

Dit is een van de belangrijkste stappen voor een goede en kwalitatief hoogstaande planning. Want als je weet wanneer iedereen wél of juist niet kan werken, voorkom je:

• dat medewerkers ingepland worden op tijden dat ze niet kunnen of mogen werken
• dat je last-minute nog moet schuiven met diensten,
• en dat het rooster op wekelijkse basis onnodig veel tijd kost om te maken.

Een compleet overzicht van de beschikbaarheid van alle medewerkers:
✅ bespaart vele uren werk in de toekomst,
✅ zorgt voor duidelijkheid bij zowel planners als medewerkers,
✅ en helpt bij het maken van een kwalitatief sterke en eerlijke planning.

Het is niet verplicht om deze stap uit te voeren, maar het maakt het leven van iedereen in het bedrijf een flink stuk makkelijker!

Verantwoordelijkheid planner/afdelingsleider: 1 of meerdere afdelingen of gehele planning

Let op: Afhankelijk van de afspraken die jullie binnen je organisatie hebt gemaakt geldt voor jou als planner of afdelingsleider het volgende:

• Je bent verantwoordelijk voor 1 of een aantal afdelingen binnen je organisatie. Alle volgende stappen gelden alleen voor deze afdelingen, niet voor alle afdelingen.
• Je bent verantwoordelijk voor de hele planning. Alle stappen gelden voor jou voor de gehele planning. 

Wekelijkse beschikbaarheid instellen

Om te starten met plannen moet er voor iedere medewerker een wekelijkse terugkerende beschikbaarheid geregistreerd staan in PMT, ook wel een weekset genoemd. Dit geeft aan op wekelijkse basis wanneer een medewerker wel kan werken of een voorkeur heeft, of wanneer een medewerker niet kan werken. Het registreren in PMT van een wekelijks terugkerende beschikbaarheid kan op 2 manieren:

• Methode 1: De medewerker dient zelf zijn/haar wekelijks terugkerende beschikbaarheid zelf in, en jij keurt deze goed in PMT. 
• Methode 2: Als planner/afdelingsleider registreer je zelf de afgesproken wekelijks terugkerende beschikbaarheid in PMT voor alle medewerkers, of;

Het uiteindelijke doel is om alle wekelijks terugkerende beschikbaarheid voor iedere medewerker van je organisatie in PMT compleet te hebben. Beschikbaarheid moet ook up-to-date worden gehouden, dan wel door de medewerker of door de planner/afdelingsleider.

Beschikbaarheidsaanvragen van medewerkers goedkeuren

Medewerkers kunnen ook zelf hun wekelijkse beschikbaarheid aanvragen/doorvoeren. Jij krijgt als planner/afdelingsleider de aanvragen van medewerkers te zien en jij moet deze goedkeuren, zodat ze daarna in PMT komen te staan. 

• Het is belangrijk om met jouw medewerkers af te spreken of je methode 1 of 2 volgt als het gaat om beschikbaarheid. 
• Hoe de medewerker zijn of haar beschikbaarheid kan doorgeven staat beschreven in Stap 2: Voor de medewerker: Jouw beschikbaarheid doorgeven
  • Let op: Medewerkers kunnen stap 2 pas doen na Stap 1: PMT-Account activeren en inloggen.

Hoe je ingevoerde beschikbaarheid van een medewerker goedkeurt als planner of afdelingsleider in PMT lees je in artikel Beschikbaarheid Medewerker: Aanvragen verwerken en beheren - Helpdesk Personeelstool PMT. Keer weer terug naar dit artikel zodra je snapt hoe je beschikbaarheid kunt verwerken en beheren. 

Zelf beschikbaarheid vastleggen voor medewerkers

Het komt vaak voor dat planners/afdelingsleiders zelf de wekelijks terugkerende beschikbaarheden in willen voeren voor alle medewerkers. Hoe je beschikbaarheid in kunt voeren en kunt beheren staat in volledige diepgang in dit artikel beschreven: Beschikbaarheid Medewerker invoeren of wijzigen/opvoeren - Helpdesk Personeelstool PMT. Keer weer terug naar dit artikel zodraje weet hoe je beschikbaarheid in moet voeren of moet wijzigen. 

🚀 Beschikbaarheid van alle medewerkers compleet? Ga naar stap 3

Als de beschikbaarheid compleet is in PMT, kun je verder met Stap 3: Standaard roosters voor medewerkers invoeren