Een begroting maken

Een begroting is een verwachting wat de winkel gaat realiseren voor een bepaalde periode. 

Dit artikel gaat over hoe je kan komen tot de cijfers die je voor de begroting moet invoeren. Als je uitleg wil hebben over Jaarplan en hoe je dit dient in te vullen, klik dan hier.

Let op: afhankelijk van jouw instellingen in PMT, kan het zijn dat Jaarplan niet altijd volledig doorwerkt op de andere pagina's van PMT.  

Bron van de cijfers

De input voor de begroting kan van verschillende kanten komen. Je zou de begroting die je met je accountant hebt opgesteld kunnen gebruiken. Veel formule-organisaties hebben ook een jaarbegroting die gebruikt kan worden. Houd er rekening mee dat de begroting in PMT op afdelingsniveau ingegeven dient te worden. Als de jaarbegroting die je hebt gemaakt alleen op winkelniveau beschikbaar is, moet je deze nog naar de afdelingen vertalen.  

Periode

Zoals ook in het artikel over Jaarplan uitgelegd wordt, kunnen in jaarplan meerdere begrotingsperioden aangemaakt worden. Het is aan te raden om van tevoren te bepalen of je kiest voor één begroting voor het hele jaar of dat je meerdere perioden in een jaar wilt aanmaken. Mogelijke redenen hiervoor kunnen zijn:

• In een bepaalde periode wordt meer omzet gemaakt. Meer omzet betekent niet altijd dezelfde hoeveelheid loonkosten. Het loonkostenpercentage kan voor deze periode aangepast worden.
• In de zomervakantie zijn veel fulltimers op vakantie. Het LPGU is lager in deze periode omdat er meer hulpkrachten beschikbaar zijn en daarom kan het loonkostenpercentage in de begroting aangepast worden. 

Los van het bovenstaande kan het zijn dat je in de loop van het jaar de begroting wil bijstellen. Het kan bijvoorbeeld zijn dat er een langdurig zieke medewerker is, die vervangen kan worden door goedkopere medewerkers. Het loonkostenpercentage kan dan naar beneden bijgesteld worden. Toekomstige perioden kan je altijd aanpassen. Let er daarbij wel op dat je aanpassingen opslaat in weken die nog niet vrijgegeven zijn, anders krijg je vertroebeling van de kostennormering.

Cijfers voor de begroting uit PMT

Je kan ook de gerealiseerde cijfers in PMT gebruiken voor het maken van een begroting. De cijfers hiervoor vind je in de bovenste tabel op de pagina 'Totaaloverzicht'. Door het filter op Gewerkte uren te zetten, krijg je het beste beeld van de cijfers waar daadwerkelijk op gestuurd kan worden. 

Het is aan te bevelen om het Jaarplan compleet te maken. Omdat PMT automatisch doorrekent, hoef je niet alle velden in te vullen. Je zou kunnen starten met eerst een gemiddelde te bepalen van gerealiseerde weken. Excel is erg handig om hierbij te gebruiken. Neem in Totaaloverzicht van meerdere (representatieve) weken de totaalomzet, omzetaandelen per afdeling, productiviteit en LPGU over. Bereken vervolgens het gemiddelde van die waarden. Door deze gegevens van links naar rechts in te vullen, wordt het Jaarplan volledig gevuld. 

Je hebt nu een gemiddelde realisatie als begroting in het Jaarplan staan. Als je wilt sturen op betere cijfers dan eerder behaald, zal je aanpassingen moeten doen. Dit kan door de velden te bewerken. PMT zal de aanpassingen doorrekenen, zodat je het effect direct kan zien. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je kansen ziet in het LPGU van een afdeling. Stel dat je tot nu toe een LPGU van €11.70 hebt gerealiseerd. Met goedkopere werknemers denk je dit naar beneden te krijgen. Door een €10.50 als ambitie in te voeren, zal de loonsom en loonkostenpercentage automatisch aangepast worden. 

Om zeker te zijn dat de kosten die je wilt gaan inzetten ook passen bij het aantal uur dat je wil gebruiken, is het aan te bevelen om het Jaarplan altijd volledig in te vullen. Als je met normeringen werkt vanuit Workloadplanner (WLP), dan krijg je in het Weekplan daaruit een urennorm. Die urennorm komt dan dus niet uit het Jaarplan. Dat betekent dat je in Jaarplan minimaal moet invullen:

• Totaalomzet
• Omzetaandeel per afdeling
• Loonkostenpercentage

Op deze manier krijg je een loonsom, die je kan gebruiken in weekplan om een kostennorm op te baseren. 

Als je niet met normeringen werkt, moet je in een productiviteit invoeren om in het Weekplan een urennorm te krijgen.