4. Bijsturen en controleren

Als de week is vrijgegeven, gaan de afdelingsmanagers aan de slag met de planning. Op het moment dat zij de roosters verstuurd hebben is het belangrijk dat de Bedrijfsleider dit regelmatig controleert.

Het controleren van de planning gebeurt in het Totaaloverzicht. Deze is te vinden via 'Realisatie'-> 'Totaal overzicht'.

Het is aan te raden om van te voren het artikel Totaaltabel in Totaaloverzicht door te nemen alvorens je door gaat.

Controleren en bijsturen
Het controleren vindt plaats in het Totaaloverzicht en zoals gezegd kun je dit het beste regelmatig in de gaten houden. Kort samengevat zijn dit de belangrijkste zaken:

Budget: Dit is de omzet waarop de week is vrijgegeven (stap 3).
Planning: Dit is de omzet waarop de planning definitief is gemaakt. Zolang de planning nog niet definitief is, staat hier de huidige ingevoerde verwachte omzet.
Actueel: Deze wordt pas getoond wanneer de planning definitief is. Dit is dan de huidige ingevoerde verwachte omzet.
Realisatie: Als de week gesloten is, verandert Actueel naar Realisatie.
Begroting: Dit komt uit de standaard instellingen en is gelijk aan de jaarbegroting.

Binnen het overzicht kun je daarnaast kiezen om de loonkosten en/of uren te tonen op basis van:

• gewerkte uren (standaard)
• gewerkte uren inclusief ziekte
• gewerkte uren inclusief ziekte en overig

In het proces zijn er 3 momenten waarop het handig is om bij te sturen.

Begroting vooraf 
Wanneer de planning hogere loonkosten kent dan de begroting, kan het nuttig zijn om te kijken of er een specifieke afdeling is die dit veroorzaakt. Er kan dan met de afdelingsmanager gekeken worden of het rooster kan worden aangepast. Idealiter verstuur je geen planning uit waarbij de cijfers rood zijn.

Bijsturen gedurende de week
Door het ingeven/insturen van de gerealiseerde uren/omzet is in het Totaaloverzicht zichtbaar, op basis van de tot dan toe ingevoerde cijfers hoe de week zal eindigen. Het is daarom dan ook raadzaam dit te monitoren en afdelingsmanagers erop te attenderen als ze hier niet zelf op bijsturen.

Na afloop/ realisatie van de week
Via het Totaaloverzicht is na afloop van de week op basis van de ingegeven omzet en gerealiseerde uren, precies te zien hoe de week is verlopen. Wanneer de gerealiseerde loonkosten (als percentage van de afdelingsomzet) hoger zijn dan begroot, dan zijn deze rood gekleurd.

Als je actief hebt gestuurd bij het maken van de planning, zal het verschil zijn veroorzaakt door medewerkers die meer uren hebben gemaakt dan op de planning stond. Dit geeft een signaal dat er niet goed gepland is, of kan worden. In dit geval is het raadzaam om na te gaan of er volgens vaste procedures en normen wordt gewerkt, waardoor ‘onverwachte’ extra werkzaamheden of uitloop kan worden voorkomen. De grootste winst zit veelal in een goede voorbereiding!

Ga verder met de volgende stap: Controle tijdregistratie