Afdeling koppelen aan een medewerker

1. Hoofdafdeling en Werkafdeling

Medewerkers zijn altijd op 1 hoofdafdeling en eventueel op meerdere werkafdeling(en) werkzaam. De hoofdafdeling is altijd ook de werkafdeling.

Door in de medewerkersgegevens aan te geven op welke afdeling(en) een medewerker werkzaam is, komt de medewerker automatisch op het rooster van de geselecteerde afdeling(en) te staan. In onderstaand voorbeeld heeft de medewerker hoofd afdeling Vers, maar is de medewerker ook werkzaam op de afdeling Slagerij.

Het beheer van de hoofdafdeling van de medewerker kan in PMT liggen, maar ook in een externe bron, bijvoorbeeld een HR pakket waar een koppeling mee is. Hou dus altijd in de gaten of je dit in het juiste systeem aanpast. Een test hiervoor is de gegevens wijzigen in PMT en vervolgens een Medewerker synchronisatie draaien om te testen of de gegevens ongewijzigd blijven.

Afdeling sets

In de medewerker gegevens wordt een historie bewaard van de afdeling sets van een medewerker. Elke afdeling set heeft een startdatum. Indien de afdeling set niet de laatste set is van de medewerker, heeft de afdeling set ook een einddatum.

Elke afdeling set wordt in een apart tabblad weergegeven. 

Afdeling sets met een einddatum in het verleden en lopende afdeling sets kunnen niet worden aangepast. Toekomstige afdeling sets kunnen worden aangepast of verwijderd.

Het is mogelijk om een afdeling set toe te voegen. Dit kan door op het icoon te klikken. Dan kan een startdatum worden ingegeven, door gebruik te maken van een kalender. De startdatum moet altijd op een maandag zijn van een toekomstige week.

Standaard worden de afdelingen overgenomen uit de voorgaande afdeling set. Deze kunnen nu worden aangepast voor deze medewerker. Na het aanpassen moeten de wijzigingen worden opgeslagen door onderaan de pagina op de groene opslaan-knop te klikken. De aanpassingen zullen per startdatum van de afdeling set zichtbaar zijn in het rooster.

LET OP! bij het aanpassen van afdelingen kunnen (standaard) roosters van deze medewerker verloren gaan:

2. Medewerker tijdelijk toevoegen aan een afdeling

Wanneer in de 'Rooster Maken' pagina een medewerker wordt toegevoegd aan een afdeling, zal er voor de betreffende week een nieuwe afdeling set worden aangemaakt. In deze afdeling set is de zojuist toegevoegde afdeling aangevinkt als werkafdeling. Ook wordt er een nieuwe afdeling set aangemaakt voor de week volgende op de zojuist toegevoegde afdeling set, waarin de afdeling van de medewerker weer staan zoals voor de tijdelijke toevoeging aan een afdeling.

3. Wijzigingen in de winkelstructuur

Wanneer er wijzigingen zijn in de winkelstructuur, waarbij er afdelingen worden verwijderd uit de structuur, worden ook de afdeling sets die binnen deze wijziging vallen aangepast. Bij het verwijderen van een afdeling uit de winkelstructuur wordt een vervangende afdeling aangegeven. Deze vervangende afdeling wordt in de afdeling set zichtbaar. Dit geldt voor zowel hoofdafdeling als werkafdeling.

Indien een afdeling niet actief is in alle toekomstige winkelstructuren, wordt deze afdeling wel getoond in de reeds bestaande afdeling sets. Deze worden lichtgrijs getoond en de melding "Uitgegrijsde afdelingen zijn niet beschikbaar voor de volle looptijd van de set" wordt getoond.

4. Afdelingen via medewerker synchronisatie

Wanneer er gebruik wordt gemaakt van een koppeling met een externe partij ten behoeve van de medewerkersgegevens, kan het voorkomen dat de medewerker vanuit de koppeling een hoofdafdeling krijgt die niet in alle winkelstructuren bekend is. Indien dit het geval is wordt hiervan een melding getoond in de Winkel Proces Berichten. Hierin wordt aangegeven welke medewerker(s) en welke afdeling(en) het betreft. Ook wordt er, indien ingesteld, een mail gestuurd met dezelfde inhoud. Hierdoor wordt er geïnformeerd dat de afdeling set van de medewerker(s) moet worden gecontroleerd en aangepast.