Optimale werkwijze voor de Controle uren pagina

​De Controle uren pagina is gemaakt om het proces van uren controle zo vlot mogelijk te laten verlopen. Dit komt vooral tot zijn recht wanneer jij gebruik maakt van de pagina zoals dit bedoeld is. Ben je benieuwd naar de meest optimale werkwijze? In dit artikel leggen wij je stapsgewijs uit hoe deze eruit ziet.

1. Overzichtspagina met de belangrijkste gegevens

Wanneer je de pagina opent zie je per medewerker een overzicht van de belangrijkste informatie die jij nodig hebt om de eindcontrole uit te oefenen. Per medewerker is deze informatie grofweg onder te verdelen in:

• Persoonlijke- en contractinformatie. Denk daarbij aan naam, leeftijd, contracturen en contracttype (hulpkracht, parttime, etc.). Ook zie je hier het verschil tussen het aantal contracturen en de geboekte uren van de medewerker. Als er (blokkerende) CAO-overtredingen voor de medewerker zijn kan je die hier ook terug vinden.

• Gerealiseerde uren. Het gaat hier om de som van alle productieve uren en een uitsplitsing van alle niet-productieve uren die geboekt zijn voor deze medewerker uren, welke onderverdeeld zijn in verlof-, ziekte- en overige-uren. Ook zie je in dit deel of er op basis van de gerealiseerde uren compensaties of toeslagen van toepassing zijn voor deze medewerker.
• Geboekte compensatie, toeslagen en correcties. Op basis van de gerealiseerde uren en de contracturen van de medewerker, worden er door PMT automatisch toeslagen en compensaties berekend. Deze vind je terug in dit onderdeel. Maaltijdvergoedingen & reisdagen van de medewerker worden apart van de andere toeslagen getoond, onder het onderdeel 'Overige toeslagen'. Ook zie je hier terug of er correcties zijn doorgevoerd op het ATV, TVT of Verlof saldo van de medewerker. Deze correcties worden handmatig toegekend door gebruikers, en niet berekend door PMT.

2. Overzicht creëren

Groeperen

Om overzicht voor jezelf te creëren raden wij je aan om de pagina te groeperen op 'Gecontroleerd'. Dit doe je via het groepeer/sorteer icoon:

Met deze optie ontstaat er direct een onderscheid tussen de medewerker die wel en niet gecontroleerd zijn. Hierdoor kan jij je focussen op de medewerkers waarvan de uren nog gecontroleerd moeten worden.

Sorteren

Daarnaast raden wij je aan om de pagina te sorteren op 'Verschil tussen contract- en geplande uren'. Dit doe je via hetzelfde menu. Hiermee komen de medewerkers met het kleinste verschil tussen contract- en gerealiseerde uren bovenaan de pagina te staan.

3. Controle op hoofdlijnen

Nu je het juiste overzicht heb gecreëerd en weet op welke informatie je moet letten, kan je de eindcontrole uitvoeren. Je voert de eindcontrole uit zodra alle afdelingen van de geselecteerde week gesloten zijn. Is dit nog niet het geval? Dan staat hier een melding over in het Weekstatus paneel:

Wij raden je aan om de eindcontrole eerst op hoofdlijnen uit te voeren. Controleer daarbij in ieder geval het volgende:

• Is het aantal geboekte uren voor de medewerker gelijk aan het aantal contracturen? Is er een afwijking, hoe groot is deze dan, en waar komt deze vandaan?
• Zijn er (blokkerende) CAO-overtredingen voor deze medewerker, op basis van de huidige geboekte uren?
• Zijn er toeslagen voor deze medewerker gegenereerd door PMT? Zo ja, wijken die af van wat je zou verwachten?
• Zijn er compensaties voor deze medewerker gegenereerd door PMT? Zo ja, wijken die af van wat je zou verwachten?

Bovenstaande vragen kan je beantwoorden zonder de details van een medewerker in te hoeven duiken. Ben je akkoord met de registratie in PMT? Dan kan je de medewerker aanvinken als 'gecontroleerd':

4. Aanpassingen doorvoeren op hoofdlijnen

Aanpassingen per medewerker

Wil je nog aanpassingen doorvoeren? De pagina is zo gemaakt dat je niet voor iedere aanpassing de detailgegevens van de medewerker hoeft te openen. Dit geldt voor het aanpassen van compensaties, correcties en toeslagen. Je past deze aan door op de blauwe tekst te klikken - alleen dit blauwe deel is namelijk aanpasbaar:

. 

Wil je de geboekte uren van een medewerker aanpassen, of een correctie toevoegen? Open dan de detailweergave.

Bulkacties

Sommige acties wil je voor alle medewerkers doen. Hiervoor biedt PMT de mogelijkheid om een bulkactie uit te voeren. Om deze actie uit te voeren, klik je op de knop Omzetten. Deze knop vind je rechts naast Exporteren in de rechterbovenhoek van het scherm:

Welke opties er aangeboden worden, is afhankelijk van de winkelformule. De volgende opties zijn mogelijk:

• Ziekte Uren omzetten naar contracturen. Wanneer er voor een medewerker ziekte-uren worden geboekt, kan het gebeuren dat deze hierdoor boven contracturen uit zou komen. Je wilt voorkomen dat er TVT wordt opgebouwd met ziekte-uren of dat de medewerker hierdoor extra uitbetaald krijgt. De geboekte ziekte-uren worden dan verminderd, zodat de medewerker uitkomt op contracturen. 
• TVT Aftrekken van Niet-Productieve uren. Wanneer medewerkers tijd voor tijd opbouwen, wordt dit met deze functie in mindering gebracht op de niet-productieve uren. Wanneer een medewerker bijvoorbeeld een 40 uur contract heeft, 5 uur overgewerkt heeft en 4 uur verlof heeft opgenomen. Dan wordt er met deze functie voorkomen dat er enerzijds 4 uur verlof wordt ingeleverd en 5 uur TVT wordt opgebouwd. Deze functie haalt de verlofuren af van de overgewerkte uren, waardoor er uiteindelijk 1 uur TVT wordt opgebouwd. 
• Zondag/Overwerktoeslagen uitbetalen in tijd of geld. Met deze functie kan ervoor gekozen worden om de toeslagen die gelden voor zondagen of voor overwerk, in tijd of geld uit te betalen. Wat hiervoor de regel is, verschilt per organisatie.

5. Detailweergave

In de detailweergave van een medewerker vind je alle gerealiseerde diensten, de totalen per dag én iedere individuele correctie, toeslag en compensatie. Ook kan je de balanstotalen voor Verlof/ATV/TVT én de loonkosten van die week voor deze medewerker inzien.

Je gebruikt de detailweergave alleen als je meer informatie nodig hebt om de eindcontrole van een medewerker uit te kunnen voeren, óf wanneer je een wijziging wilt doorvoeren die niet mogelijk is via overzichtspagina. Nadat je vanuit deze detailweergave de door jou gewenste aanpassingen hebt doorgevoerd, kan je de medewerker alsnog kan aanmerken als 'gecontroleerd'.

6. Week sluiten

Nadat alle uren zijn gecontroleerd en eventuele meldingen zijn afgehandeld, kun je de week sluiten. Voordat je een week kunt sluiten moeten alle rode meldingen verholpen zijn, en moet je naar de overige meldingen gekeken hebben. Deze meldingen vind je onder de Weekstatus:

Je kan de meldingen die je hier vindt als volgt onderverdelen:

• Week sluiten meldingen. Dit zijn meldingen die direct betrekkingen hebben op het kunnen sluiten van de week. Deze meldingen zijn ofwel geel (waarschuwend: goed om te controleren, maar blokkeren het sluiten van de week niet) ofwel rood (blokkerend voor het sluiten van de week). Alle rode meldingen moeten zijn opgelost vóórdat de week kan worden gesloten. Je kan door alle blokkerende situaties heengaan door bij een rode melding op 'toon meldingen' te klikken.
• Planning notificaties. Dit zijn meldingen die direct betrekking hebben op de geplande uren van de medewerkers. Denk daarbij aan overtredingen van CAO- of ATW-regelgeving. De rode meldingen moeten opgelost zijn vóórdat de (desbetreffende) afdelingen gesloten kunnen worden via de Planning maken pagina. Pas wanneer alle afdelingen gesloten zijn, kan ook de week worden gesloten.

Zodra een week eenmaal gesloten is, is het voor niemand meer mogelijk om wijzigingen in deze week door te voeren. Mocht je toch wijzigingen willen aanbrengen in een gesloten week, dan kun je deze heropenen, mits er geen toekomstige weken gesloten zijn.

7. Gegevens exporteren

Als je de gegevens wilt downloaden om te delen met je HRM-partner, klik je op Exporteren. In het geëxporteerde bestand staan alle boekingen van de geselecteerde periode, week of maand, afhankelijk van de winkelinstellingen. ​